O tym, że jakiś proces jest zgodny z RODO słyszymy bez przerwy. Ale co to dokładnie oznacza w kontekście niszczenia dokumentów? Poznaj najważniejsze wymagania, ujęte w tym wspólnotowym rozporządzeniu.
Bezpieczne niszczenie akt a RODO
To, jak prezentują się te przepisy, dają nam pozytywne i negatywne skutki. Do tych pozytywnych z pewnością zaliczymy to, że mamy dość dużą dowolność w wyborze sposobu, w jaki przeprowadzimy niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe. Możemy więc skusić się na zewnętrzną pomoc lub po prostu zrobić to samodzielnie. RODO proponuje dowolność na tym polu, co wielu podmiotom może przypaść do gustu. Inne natomiast mogą czuć się rozczarowane i zagubione. W końcu brak konkretnych wytycznych dotyczących takich kwestii jak chociażby używany sprzęt me rodzić wątpliwości.
Niszczenie akt zgodne zgodnie z RODO może przebiegać zarówno w firmie, jak też w zewnętrznej placówce usługodawcy. W przeważającej liczbie przypadków lepiej zabezpieczeni będziemy, wybierając drugą opcję. Z czego to wynika?
Bezpieczne niszczenie akt firmowych z podmiotem, który dobrze zna się na rzeczy
Dostęp do zaawansowanej technologii jest tu bardzo ważny. Specjalistyczne instalacje to opcja dla większości zwykłych firm po prostu niedostępna. Taki sprzęt:
- wymaga naprawdę sporych inwestycji;
- zajmuje miejsce;
- nie opłaca się, jeśli będziemy niszczyć w nim swoje akta.
Eksperci, którzy w małym palcu mają niszczenie akt firmowych mogą jednak pozwolić sobie na takie wyposażenie. W efekcie są w stanie zagwarantować swoim klientom bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Jak to wpływa na RODO?
Akta zostają przetworzone w bardzo wysokim stopni, a to oznacza, że nie istnieje technologia, pozwalająca je odtworzyć. W praktyce jest więc to dużo pewniejsza opcja niż chociażby biurowe niszczarki. W końcu regularnie pojawiają się wieści o tym, że komuś udało się odtworzyć informacje ze ścinków.
Zabezpiecz się przed karą!
Współpraca z takimi usługodawcami jak Destroy&Recykling to pewność, że doświadczony podmiot zaopiekuje się bezpieczeństwem naszych informacji. Całkowicie znika więc ryzyko, że będziemy musieli mierzyć się z przykrymi konsekwencjami nieprzestrzegania RODO. Takie problemy mogą być poważne i dotyczą strat wizerunkowych oraz bardzo wysokich kar, które mogą w wyraźny sposób zachwiać działalność przedsiębiorstwa.