Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to odpowiedzialne zadanie. Jeśli je zaniedbamy, nie tylko utrudnimy sobie codzienną pracę. Oprócz tego mogą zostać nałożone na nas dotkliwe kary. Zdecydowanie warto więc dokładnie zastanowić się, jakie mamy możliwości w tym zakresie oraz na jakie bariery natkniemy się, jeśli zdecydujemy, że archiwizację będziemy chcieli przeprowadzić na własną rękę.
Archiwizacja – zadbaj o nią najlepiej jak możesz
Niektóre firmy decydują się na to, by samodzielnie zadbać o takie zadania, jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Być może dysponują wsparciem profesjonalnych archiwistów i ponadprzeciętnymi systemami bezpieczeństwa, których nie spotkamy w tradycyjnym miejscu. To zdecydowana mniejszość. Większość z nas nie jest w stanie zadbać o to, by archiwizacja dokumentów była przeprowadzona nienagannie. Do ograniczeń, które możemy spotkać na naszej drodze zaliczają się m.in. niedostateczna przestrzeń, niewystarczające doświadczenie, niepełna wiedza dotycząca zasad stosowanych w archiwistyce i wiele innych.
Niekiedy trudnością nie do przejścia może okazać się już brak czasu. Nie da się ukryć, że archiwizacja jest czynnością, zajmującą sporo czasu, szczególnie jeśli nie mamy wprawy w jej przeprowadzaniu. W ten sposób trudno jest utrzymać wysoki poziom dokładności i precyzji, a bez tego, jak łatwo się domyślić, nie może być mowy o naprawdę profesjonalnym i funkcjonalnym archiwum.
Archiwizowanie akt – jakich efektów możemy się spodziewać, wybierając specjalistów?
Profesjonalne usługi firm, oferujących archiwizację dokumentów, sprawiają, że ten proces przestał być problematycznym obowiązkiem dla firm. Dzięki zaangażowaniu usługodawcy różnorodne podmioty, zarówno te małe, jak i większe, mogą cieszyć się bezpieczeństwem i pewnością i archiwizacja dokumentacji została wykonana rzetelnie. Oczywiście efekty zależą bezpośrednio od tego, jaka jest jakość współpracy między naszą firmą, a specjalistami.
Archiwizacja dokumentów w wykonaniu ekspertów przewiduje:
- przestrzeganie zasad panujących w archiwistyce
Wszystko po to, by korzystanie z archiwum było łatwe, nawet jeśli do grona zatrudnianych przez nas pracowników i pracowniczek dołączają nowe osoby
- przestrzeganie zasad bezpieczeństwa
Wszyscy wiemy, że archiwizacja dokumentów nierzadko dotyczy akt o wrażliwej zawartości. Obowiązują nas zasady RODO, a nasi partnerzy biznesowi i klienci obdarzają nas swoim zaufaniem, gdy powierzają nam informacje o sobie. Oprócz tego w firmie nie brakuje dokumentów, w których można znaleźć dane o samym przedsiębiorstwie. Niektórymi z nich po prostu nie chcemy się dzielić np. z konkurencją. Zachowanie zasad bezpieczeństwa musi być więc traktowane priorytetowo przez firmy, oferujące takie usługi jak archiwizowanie dokumentów. Jednym z usługodawców dbających o wszystkie zasady archiwizacji dokumentów jest Rhenus Data Office Polska.